Especialista en Membresía y Eventos

Informes a: Director Ejecutivo Asociado de Programas
Estado: A tiempo completo, no exento
Salario anual: 60.000 $
Ubicación: Albany, NY (híbrido), con hasta un 25% de desplazamientos requeridos en todo el estado de Nueva York, incluyendo la sede de ECLC en Albany, lugares de eventos y ubicaciones asociadas. Puede ser necesario trabajo ocasional por la tarde y los fines de semana.

 

El Consejo de Cuidado y Aprendizaje Temprano (ECLC) está dedicado a fortalecer la calidad, accesibilidad y sostenibilidad de los sistemas de cuidado y aprendizaje infantil para niños, familias y proveedores. ECLC impulsa esta misión mediante la colaboración, la toma de decisiones informada por datos y una sólida infraestructura operativa que apoya a nuestros programas y socios.

 

El Especialista apoya la implementación de programas e iniciativas del ECLC proporcionando experiencia técnica, asistencia directa a clientes y miembros, y coordinación entre múltiples partes interesadas. Este puesto garantiza el cumplimiento de los requisitos de financiadores, informa la toma de decisiones relacionadas con los programas y avanza en los objetivos organizativos mediante la construcción de relaciones, la creación de sistemas y una comunicación eficaz.

 

El especialista proporciona coordinación esencial y apoyo operativo al personal y liderazgo del ECLC. Este puesto apoya el funcionamiento eficiente diario de la organización de miembros fortalecendo, construyendo y coordinando servicios para las agencias de membresía de ECLC. Esto se realiza mediante la gestión de eventos, la elaboración de informes de contratos y el desarrollo de membresías. El Especialista también contribuye a la mejora continua identificando oportunidades para mejorar los servicios de membresía, los procesos internos y las relaciones con los miembros.

 

·         Establecer y supervisar procedimientos específicos de cada proyecto para garantizar el cumplimiento de los requisitos de financiación y la alineación con los objetivos del programa.

·         Trabajar de forma colaborativa con el personal técnico, administrativo y de programas para completar tareas y entregables específicos de cada proyecto.

·         Planificar y administrar presupuestos específicos de cada proyecto en coordinación con supervisores y personal de finanzas.

·         Preparar y mantener registros, datos e informes precisos de acuerdo con los requisitos contractuales e internos.

·         Proporcionar servicio y apoyo directo a clientes, miembros o socios comunitarios, lo que puede incluir gestionar referencias, revisar cuestiones regulatorias, evaluar necesidades y generar soluciones a problemas complejos.

·         Establecer y mantener relaciones efectivas con agencias asociadas para satisfacer las necesidades de los clientes, reducir la duplicación de servicios y mejorar la coordinación del sistema.

·         Representar a ECLC y comunicar los propósitos, prioridades y políticas del programa a las partes interesadas, incluidos los socios comunitarios y los miembros.

·         Coordina la logística de reuniones y eventos, incluyendo la programación, el registro, la asistencia, las confirmaciones de asistencia, la preparación, el catering y los materiales.

·         Apoyar la planificación de la Reunión Anual/Almuerzo y Cumbre de Liderazgo, incluyendo lugares, proveedores, patrocinadores, talleres y evaluaciones.

·         Negociar contratos con proveedores y proveedores como hoteles, centros de convenciones y ponentes, y evaluar o seleccionar proveedores según los requisitos de la organización.

·         Asiste a las reuniones asignadas, crea agendas, registra actas y distribuye materiales de seguimiento.

·         Coordina la mesa organizacional, incluyendo horarios, personal, montaje y materiales.

·         Recomienda eficiencias administrativas, mejoras en procesos y mejoras procedimentales.

·         Apoya la implicación de los miembros conectando agencias con programas, beneficios, recursos y comunicaciones relevantes.

·         Contribuye a una cultura laboral colaborativa y orientada a la misión.

·         Preparar, formatear, organizar y mantener documentos y presentaciones que apoyen actividades de programas, membresía y eventos.

·         Realizar apoyo general de oficina, incluyendo coordinación de suministros, gestión de registros y tareas administrativas rutinarias.

·         Responde a llamadas, correos electrónicos, correspondencia rutinaria y consultas generales de forma profesional y rápida.

·         Consulta directa, transmite mensajes y apoya una comunicación clara con los interesados internos y externos.

El Especialista en Membresía y Eventos apoya principalmente a la alta dirección en tres áreas clave:

 

1. Servicios de Membresía del Centro de Recursos para Cuidado Infantil (CCRC) del Asociado Ejecutivo de Programas de ECLC, reuniones estatales de socios y comunidades adicionales de aprendizaje entre iguales.

·         Coordina la programación de reuniones, agendas, soporte tecnológico, logística, actas, comidas y seguimiento.

·         Mantener listas de distribución de miembros, carpetas de nuevos directores CCRC, sesiones de bienvenida a la red y comunicaciones con los miembros.

2. Reporte principal de contratos OCFS para el ECLC Asociado ED de Programas

·         Organizar y mantener la documentación, hacer seguimiento de los entregables y realizar auditorías trimestrales de calidad.

·         Apoyar la preparación de la Matriz Narrativa y de Entregables del Informe Trimestral para presentar a los Gestores de Contratos al final de cada trimestre.

3. Coordinación de la Reunión Anual y la Cumbre de Liderazgo.

·         Trabaja con el equipo directivo para programar y gestionar todos los aspectos de estos dos eventos clave.

·         Se requiere un título universitario.

·         Mínimo de tres años de experiencia administrativa o de apoyo administrativo; coordinación de programas, análisis de políticas, servicios humanos o campos relacionados; Se prefiere experiencia en organizaciones sin ánimo de lucro o en la primera infancia.

·         Mínimo dos años de gestión de membresías/cuentas, gestión de presupuestos o coordinación de proveedores.

·         Mínimo dos años de experiencia en redacción técnica y documentación.

 

·         Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y de herramientas de gestión de datos.

·         Dominio del contacto constante y Canva.

·         Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.

·         Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo hablar en público.

·         Capacidad para gestionar múltiples proyectos, cumplir plazos y trabajar tanto de forma independiente como colaborativa.

·         Capacidad para construir relaciones colaborativas con diversos interesados.

·         Capacidad para mantener profesionalidad, discreción y confidencialidad.

ECLC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a fomentar una cultura laboral inclusiva, equitativa y respetuosa.  El ECLC no discrimina por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, discapacidad física o mental no descalificante, origen nacional, condición de veterano ni ninguna otra base cubierta por la ley correspondiente. Todo empleo se decide en función de las cualificaciones, el mérito, la necesidad empresarial y la verificación de antecedentes.

 

El empleo en ECLC es a voluntad. Esto significa que tanto tú como la organización podéis terminar su empleo en cualquier momento, por cualquier motivo o sin motivo, con o sin causa, y con o sin aviso previo, sujeto a las leyes y normativas aplicables.

 

·         Principalmente trabajo sedentario realizado frente a un ordenador.

·         Puede que se requiera trabajar horas adicionales más allá del horario habitual para eventos